Amt Parchimer Umland – IT-Betrieb erfolgreich in das kommunale Rechenzentrum überführt

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v.l.n.r. KSM_Vorstand Matthias Effenberger, Amtsvorsteher Amt Parchimer Umland Hans-Werner-Beck

Nach etwas mehr als 1,5 Jahren Migrationsphase wurde am 01. Oktober 2020 der IT-Betrieb der Amtsverwaltung Parchimer Umland mit Sitz in der Walter-Hase-Straße in Parchim in die professionelle Betreuung der KSM Kommunalservice Mecklenburg AÖR (KSM) überführt.

Der Grundstein wurde mit dem Beitritt zur kommunalen Familie der KSM zum 01. Januar 2019 gelegt, im Februar 2019 erfolgte der Projektstart. Die Zielstellung des gemeinsamen Migrationsprojektes war die heterogenen und dezentralen IT-Strukturen sowie Fachanwendungen schrittweise in das KSM-Rechenzentrum zu überführen.

Im Rahmen des Projektes wurden zukunftsfähige Basisinfrastrukturen für den IT-Betrieb der nächsten Jahrzehnte geschaffen, wie z.B. der Bereitstellung einer breitbandigen synchronen Anbindung, um eine ausreichende Performance für den Datenaustausch zwischen der Amtsverwaltung und dem kommunalen Rechenzentrum der KSM gewährleisten zu können. Auch der sichere Betrieb der Netze und infrastrukturnahen Systemtechnik innerhalb des Verwaltungsnetzes der KSM ist damit gewährleistet.

Nach erfolgter Analyse der Anforderungen aus den bestehenden Fachanwendungen des Amtes wurde im Einklang mit der Verwaltungsleitung konzeptionell erarbeitet, welche Verfahren in mandantenfähige Lösungen überführt werden können. Diese reichen vom Finanz- und Haushaltsverfahren über das Sitzungsdienstverfahren bis hin zur Meldewesensoftware. Neben der reinen Datenübertragung in die neue IT-Umgebung fanden bereits die Harmonisierung einzelner Anwendungen sowie erforderliche Updates statt. Ein erster großer Schritt wurde mit dem Wechseln des Finanz-und Haushaltsverfahren bereits im März 2019 gegangen. Die Migration der kommunalen Fachverfahren in das Rechenzentrum wurde Ende September 2020 erfolgreich abgeschlossen. Darüber hinaus sind mehr als 500 GByte an Daten in das zertifizierte Rechenzentrum umgezogen. Im Oktober werden die nicht mehr benötigten Strukturen kontrolliert bereinigt und abgebaut.

Die Maßnahmen tragen dazu bei, dass strategische als auch wirtschaftliche Synergieeffekte zum Tragen kommen und ein effektiver moderner IT-Betrieb im KSM-Verbund erreicht wird.

Durch das ganzheitliche IT- und Betreuungskonzept der KSM wird nun auch das Amt Parchimer Umland sehr schnell von vielen zusätzlichen digitalen und vor allem medienbruchfreien Verwaltungsprozessen aus dem KSM-Verbund profitieren.
Mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, dem digitalen Rechnungsworkflow oder auch der zeitnahen Einführung von bürger-freundlichen Onlineservices über das neue Verwaltungsportal OpenR@thaus stehen für das Amt Parchimer Umland und die KSM gleich mehrere Projekte zur Verwaltungsdigitalisierung an. Daneben wird es auch für die über 100 gemeindlichen Gremienvertreter des Amtes perspektivisch digitaler werden, indem Sitzungsunterlagen elektronisch zur Verfügung gestellt werden können. Die KSM bietet ihren Trägern dabei moderne ganzheitliche IT-Lösungen für Kommunalverwaltungen an, die sich dank optimierter Prozesse, Effizienz und Flexibilität den Herausforderungen der Zukunft stellen können.

Als gemeinsamer kommunaler IT-Dienstleister in der Rechtsform einer Anstalt öffentlichen Rechts betreut die KSM bereits viele kommunale Verwaltungen in Westmecklenburg, darunter den Landkreis Ludwigslust-Parchim, die Städte Ludwigslust, Grabow oder Neustadt-Glewe aber auch die Landeshauptstadt Schwerin.

Aktuell laufen weitere Migrationsprojekte bei der Stadt Boizenburg/Elbe, dem Amt Zarrentin sowie dem Amt Stralendorf. Weitere Trägerbeitritte werden zum 01. Januar 2021 erwartet.