Amt Parchimer Umland: Start der digitalen Gremienarbeit

Nachdem mit dem Abschluss des Migrationsprozesses Ende vergangenen Jahres der Grundstein für die digitale Gremienarbeit durch das Amt Parchimer Umland und die Kommunalservice Mecklenburg AöR (KSM) gelegt wurde, konnten am 16. und 17. März 122 neue iPads durch die KSM an die Gremienmitglieder der amtsangehörigen Gemeinden übergeben werden. Aufgrund von Lieferengpässen – durch die aktuell weltweit hohe Nachfrage nach Endgeräten – wurden die iPads erst jetzt überreicht. Umso größer war die Freude bei den Vertretern aus den zehn amtsangehörigen Gemeinden wie beispielsweise Domsühl, Groß Godems, Spornitz und Ziegendorf.

Doch nicht nur die politischen Gremien freuen sich über die neuen Geräte, auch das Amt Parchimer Umland ist froh, dass die iPads nun zum Einsatz kommen können. „Jetzt sind wir in der Lage, Unterlagen für Sitzungen schnell, effektiv und sicher digital zur Verfügung zu stellen.
Dadurch wird allen Mitgliedern ermöglicht, die Sitzungsunterlagen über das Gremienmanagementsystem mit der sogenannten ,ALLRIS-App‘ von zu Hause aus oder an jedem anderen Ort abzurufen”, so Amtsvorsteher Hans-Werner Beck. „Die Gremienarbeit der Gemeindevertreter wird somit erleichtert und der Funktionsumfang erhöht. Im Gegensatz zu früher müssen wir die Unterlagen nicht mehr ausdrucken, sortieren, zuordnen, kuvertieren
und auf dem Postweg versenden. Wir sparen also nicht nur Portokosten, sondern auch Personalressourcen innerhalb der Verwaltung.“

Damit sich die Gremienmitglieder schnell und unkompliziert mit den neuen technischen Gegebenheiten vertraut machen konnten, führte die KSM mit der Übergabe Schulungen für den Umgang mit den neuen Tablets und dem elektronischen Managementsystem „ALLRIS“ durch. Auch Wolfgang Hinz, leitender Verwaltungsbeamter des Amtes Parchimer Umland, ist begeistert: „Durch die mobilen Geräte sind wir in der Lage, die Ausschüsse digital durchzuführen – die rechtlichen Grundlagen hierfür wurden seitens des Landes vor kurzem geschaffen”, sagt er, „und gerade in der aktuellen Corona-Situation ist es gut, flexibler zu sein.“

Bei der Umsetzung wurden neben Kostenaspekten auch Kriterien wie eine leichte Handhabung und natürlich zentrale Sicherheitsfeatures und Administrationsmöglichkeiten aus dem KSM-Verbund berücksichtigt. „Das Amt hat mit dieser Lösung einen weiteren wichtigen und richtigen Schritt in Richtung vollumfängliche Digitalisierung der Verwaltung geschafft“, sagt Matthias Effenberger, Vorstand der KSM.